Actualmente, uno de los empleos más demandados es el de asistente virtual. Esto es gracias al rápido crecimiento de los negocios en línea. Muchos propietarios y gerentes se están dando cuenta de que no necesitan a alguien en una ciudad determinada o que esté en nómina para realizar las tareas, así que buscan ayuda por internet. Eso significa que tú, trabajando desde casa o donde quieras, puedes ser la persona perfecta para empresas de todo el mundo.
Prestar asistencia como persona de apoyo administrativo virtual significa hacer lo que las compañías necesitan a través de las herramientas informáticas que utilizan. En muchos casos, son tareas que ya sabes hacer y programas que utilizas cotidianamente. Este trabajo tiene la ventaja de que no requiere un título superior ni mucha experiencia. Por eso, si te interesa trabajar como asistente virtual, sigue leyendo este artículo.
¿Qué es un asistente virtual?
El primer paso para aprender a ser asistente virtual es determinar si es el puesto adecuado para ti. Ser asistente virtual, significa que, por lo general, eres un trabajador freelance que realiza tareas administrativas, técnicas y, a veces, de ventas o marketing para una empresa. La parte «virtual» hace referencia a que todas tus actividades pueden realizarse en línea, lo que te permite trabajar desde cualquier lugar que tenga una buena conexión a internet.
En la mayoría de los casos, los asistentes virtuales prestan apoyo a los directivos de las empresas. Esto puede suponer llevar el calendario y la agenda diaria de alguien, responder a correos electrónicos, recopilar información sobre objetivos de ventas antes de las reuniones. Incluso en ocasiones es posible tener que encargar agua y aperitivos para su oficina.
Hay asistentes virtuales que acaban haciendo un trabajo muy técnico. Esto puede implicar ejecutar múltiples programas para encontrar clientes potenciales y oportunidades de negocio. De la misma forma, programar publicaciones en redes sociales y campañas de correo electrónico, realizar un seguimiento de las métricas de marketing o llevar la contabilidad. Lo que hagas y cómo te especialices depende de ti, pero antes de solicitar un puesto para trabajar como asistente virtual debes tener una idea del tipo de tareas con las que te sientes cómodo.
¿Qué servicios presta un asistente virtual?
Los asistentes virtuales pueden ser requeridos para realizar todo tipo de tareas para sus clientes. A veces realizarás algunas labores específicas sólo para un propietario o gerente. En otros casos, puede que desempeñes un papel vital en las funciones principales de la empresa y te sientas parte del equipo. Trabajar como asistente virtual te permite ser flexible y conocer muchos tipos de entornos para luego centrarte en los que más te gusten. Algunas de las tareas más comunes que realiza un asistente virtual son:
Tareas administrativas generales
Las tareas administrativas como gestionar un calendario, clasificar correos electrónicos, responder llamadas telefónicas, concertar citas y otras que hacen los asistentes presenciales.
Gestión de proyectos
Algunos asistentes virtuales gestionan proyectos para propietarios de negocios. Esto significa que tendrás reuniones, pedirás actualizaciones a los miembros del equipo y crearás informes sobre el progreso de un determinado proyecto. También es posible que tengas cierta responsabilidad de que éstos se culminen a tiempo y dentro del presupuesto establecido.
Contabilidad
El apoyo financiero es vital para todas las empresas. Las compañías más pequeñas y las que utilizan asistentes con frecuencia necesitan ayuda para procesar pagos, comprobar gastos, verificar nóminas y crear informes presupuestarios regularmente. Si se te dan bien los números y los negocios, éste puede ser un buen punto de partida.
Facturación
Las empresas a menudo necesitan ayuda para facturar a sus clientes. En estas funciones, un asistente de ventas creará las facturas utilizando la plataforma de software de la empresa. El asistente virtual, verificará cada una de ellas, las enviará y ayudará a procesar los pagos realizados, para posteriormente registrarlos en la base de datos.
Investigación de contenidos
Aquí aprenderás sobre la empresa, sus productos y sus clientes. Después, tu trabajo consistirá en generar ideas e investigar los temas asignados para proporcionar información relevante.
Redacción o copywriting
A veces, también escribirás el contenido que investigues. Esto es comúnmente en forma de entradas de blog, pero también se puede recurrir a asistentes virtuales para escribir páginas web o descripciones en las redes sociales.
Investigación de clientes
Las empresas en crecimiento suelen necesitar saber quiénes son sus clientes. En este caso, los asistentes virtuales recibirán tareas relacionadas con el seguimiento y el análisis de los datos proporcionados por las herramientas de investigación que tiene la compañía.
Atención al cliente
Este punto consiste en responder preguntas frecuentes, buscar detalles de los clientes, contestar mensajes y brindar ayuda. En general son tareas que la mayoría de los asistentes virtuales manejan con regularidad.
Gestión de pedidos de comercio electrónico
Generalmente, es una forma especializada de atención al cliente. Por eso, muchas empresas de e-commerce utilizan asistentes virtuales para ayudarles a conocer el estado de pedidos actuales, encontrar números de seguimiento para los clientes e incluso reponer productos.
Marketing por correo electrónico
Es posible que tengas que enviar emails a los clientes o gestionar cadenas de éstos en herramientas de marketing de correo electrónico. A veces, como asistente virtual, tendrás que redactar el correo electrónico o responderlo. Esto, especialmente si las respuestas de los clientes incluyen información sobre concretar reuniones o algo relevante para la empresa.
Administración de redes sociales
Publicar, responder preguntas y asegurarse de que una marca se vea bien, son parte de la gestión de medios sociales. Los asistentes virtuales también pueden encargarse de las estrategias de marketing de las mismas. Las redes sociales que estan mas de moda son Tik Tok, Instagram y Facebook.
Gestión de sitios web
A menudo se encarga a los asistentes virtuales que realicen actualizaciones básicas de los sitios web, publiquen contenidos, corrijan textos y mucho más. Puede que necesites conocimientos de WordPress u otros para realizar este apartado.
Trabajar como asistente virtual sin experiencia
Ser asistente virtual puede parecer mucho trabajo, pero en realidad sólo hay unos pocos pasos para empezar y encontrar ese primer cliente. Tendrás que conocer las tareas a realizar y cómo hacerlas, luego establecer tu propia información profesional y empezar a solicitar puestos. El proceso es rápido y muchos freelancers descubren que no es tan difícil como pensaban al principio.
Haz cursos de formación
Tienes que prepararte para trabajar como asistente virutal y así dirigir de forma exitosa tu propio negocio online. El mejor lugar para empezar es encontrar algún tipo de formación en línea centrada en asistencia virtual. Hay muchos cursos gratuitos y de pago, así como herramientas para adquirir habilidades que están disponibles ahora mismo.
Aquí te dejo un artículo con los mejores cursos en línea para trabajar como asistente virtual.
Determina qué trabajo te gusta y puedes hacer
Después de haber tomado una clase o dos, y leer un montón de blogs como éste, es el momento de averiguar qué tareas de asistente virtual te gusta hacer. Además de identificar cuáles son las que se te dan mejor. Estas constituyen un excelente punto de partida en cuanto a los servicios que puedes ofrecer a los clientes.
Crea una lista de las tareas que harás y mira cómo están relacionadas. Si hay alguna que no puedas llevar a cabo, escríbela también. Te ayudará a evitar aceptar un proyecto en el que tendrás menos probabilidades de éxito.
Calcula los precios que vas a cobrar
Los precios y las tarifas varían mucho en el mundo de los asistentes administrativos virtuales. Lo que ganes variará en función de las tareas que realices y del número de clientes que tengas. El mejor punto de partida es fijarse en lo que cobran los demás.
Visita páginas freelance donde haya puestos de asistentes virtuales y mira cuánto están cobrando. Pon un precio a tus servicios parecido al que veas en el mercado, así los clientes estarán dispuestos a darte una oportunidad.
Ahora que ya sabes que necesitas para trabajar como asistente virtual aunque tengas o no experiencia, te das cuenta que no es tan difícil como parece. No necesitas una costosa formación para poder empezar con tu nueva carrera. Esto supone un beneficio enorme para aquellos que quieran un ingreso adicional o que no cuenten con los recursos para costear una profesión universitaria.
Recuerda que se necesita perseverancia para operar un negocio propio, pero los beneficios de trabajar como asistente virtual valen totalmente la pena.